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2012年7月20日 星期五

公司計劃上市時要考慮的內部控制

在成為上市公司前,每一家私營企業都是由一位(經營者)或數位主要股東融資和管理。當企業成長和擴大時,他們需要更多的資金以應付日常運作和資本開支。想取得額外的資金和資源,把企業上市是其中一個最佳的途徑。但是,他們有可能會面對以下的挑戰:
·         上市後,需要與公眾投資者分享企業的利潤
·         需遵守上市規則和有關法例
·         運作需具透明度及受公眾監測
·         需建立企業管治,風險管理及內控制度以保障股東的利益

遵守企業管治守則
準上市公司在上市過程中要準備遵守香港交易所(下稱〝港交所〞)所制定的企業管治守則和對他們出具的企業管治報告(下稱〝守則〞)。守則包括企業管治原則,守則條文和建議最佳方法。已上市的公司需要遵守和解釋與守則條文的偏差。上市公司亦需決定採用那些他們認為適合的最佳方法。
此外,建議董事必須參與適當的課程,以確保他們在企業管治,法律和法規的要求有足夠的知識。
 
披露控制機制
作為上市公司,必須根據港交所有關的上市規則,如持續義務和關聯交易的披露作出需要的披露,在上市前必須預備有效的控制機制,以確保所需的信息在需要時可以披露。  

建立完善的控制環境
大多數的私營企業家為商人,他們往往只重視業務發展。要將他們的企業轉為上市公司,他們可能要把注意力放在建立完善的控制環境(作為內部控制框架的基礎),以保持業務正常運作和對相關利益者負責。
控制環境由若干部分組成,如董事會、道德價值、行為規範、風險管理理念、權力和權限下放、內部審計、政策和程序、招聘政策等等。即是,控制環境代表著企業對良好的企業管治和風險管理方法設定的論調。這也是企業確保達到本身的目標和目的的其中一個重要元素。


上市方法
有時,公司上市的方法也可能會影響上市公司內部控制框架的設置。以下列出了內部控制要考慮的幾個要點:
·        集團包括控股及營運公司
o   這是上市最常見的方法。上市公司會包括一家控股公司,主要營運分支和/或分行或銷售商店。以下是管理層應注意的內部控制關鍵問題,例如:
§  設立各董事委員會,如審計,報酬,任命和企業管治委員會,並建立各自的職責範圍
§  建議盡早委任獨立非執行董事(下稱〝獨董〞),因獨董對建立和實施公司企業管治可提供寶貴的意見和監察
§  適當的分工和清楚的職務說明
§  權力和權限下放的設置
§  公司資產和信息系統的監控
§  保障公司資產
§  反欺詐控制
§  有效和獨立的內部審計職能
§  關鍵營運政策和程序

·         從現有的上市集團分拆
o   分拆上市意味著將上市公司的一部分拆並作為獨立的法律實體上市。除上述外,需要額外關注的內部控制包括以下,例如:
§  是否成立一個獨立的管理團隊以管理準上市公司
§  是否從現有的上市公司分割關鍵職能,如財務、信息技術、人力資源等等,並保持有效運作
§  是否建立和實施一套獨立的運作政策和程序

上市過程
在首次公開招股過程中,保薦人需對上市公司的內部控制制度進行全面的盡職調查,並根據港交所發行的應用指引作出相關聲明。保薦人可能會要求準上市公司委任內部控制顧問,以評估公司的內部控制系統是否有設計或執行上的缺陷。下面的摘錄是經常發現的內部控制問題:


缺乏風險意識

企業家在決策過程中通常會依靠他們的經驗作決定。雖然他們對該行業非常熟悉,但在決定公司策略時,他們對風險因素未必有充分考慮。此外,在定期的管理層會議中,風險管理未必會是常規的議程項目,所以,影響該公司的主要風險因素,可能會被忽略或無法及時回應

缺乏獨立內部審計職能

很多公司在上市前沒有一個獨立的內部審計職能。當需進行審計審查時,如主要資本開支,管理層會委派財務部人員進行審查。這種做法可能會造成自我檢查和缺乏客觀性的審查結果

政策和程序不足
政策和程序手冊可能是以原則為基礎,缺乏詳細程序會使操作人員在理解和執行時面對困難

不適當的分工
因缺乏風險管理知識和資源不足,不適當的分工經常發生。例如:同一個人處理現金,記錄現金交易和會計系統存檔。這可能會導致資產被挪用和影響財務報告的可靠性

利益衝突
員工和管理層沒有得到充分的教育,不知道避免益衝突的重要性。他們不懂在面對潛在利益衝突時,向管理層或董事會匯報



根據應用指引的要求,保薦人在公司上市前發揮重要作用,他們需確保上市公司必須整頓內部控制方面弱點 。最近,證券及期貨事務監察委員會於20125月發出一份諮詢文件,名為關於保薦人的規管諮詢文件( 下稱諮詢)。其中諮詢建議的修改 - 除非該公司已糾正重大缺陷,否則保薦人不應為該公司提交上市申請。
鑑於此建議收緊規定,建議上市公司需在保薦人提交上市申請前,加快整頓內部控制方面弱點。
由於內部控制實施是一個持續的過程,上市公司管理層需確保在上市過程中,有足夠的文件證明,關鍵的內部控制得到糾正。因此,保薦人可根據應用指引的要求履行自己的職責和責任。

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