股東：你有否參與？

近年各種關於公司醜聞的爆發，報導焦點往往放在董事及管理層如何運作上市公司上。一般普羅大眾（包括我們）都有機會參與一些投資上市公司股票的活動，這是一些很正常的事。作為小股東，雖擁有公司的股權，然而對該公司的業務發展管理上，卻沒有太大的影響力。換句話說，小股東只可透過購買或出售該公司的股份來反映其對該公司的前景的看法及喜愛。更重要的是，股東希望對其投資的公司有更深入的了解和希望可以改善公司治理。

在這篇文章中，我們會概括描述有關股東週年大會的目的、行使權力、股東權益和股東參與的概念。

股東週年大會（AGM）

透過股東週年大會，可確保股東獲得公司資訊和向董事詢問有關公司事務。舉行股東週年大會的主要目的是要根據公司訂立的守則處理業務，其中包括：

·             賬目、資產負債表、董事局和核數師報告的考慮

·             公布董事提議的股息方案（如有）

·             因董事退任而需作替補的董事選舉（如有）

·             委任和釐定核數師的酬金

股東如可把握股東週年大會提供的機會，行使自己的權利，公開監督董事，在加強企業管治方面可發揮策略性的作用。不論持股多少，股東週年大會為股東提供渠道與董事會溝通。

股東須重視股東週年大會，因它為股東提供渠道，對影響公司的廣泛問題，向董事會提出質詢。股東在出席股東週年大會時，可以積極參與諮詢以下的內容：

·             查詢有關該公司在年度報告中已包含的任何事項

·             就股東大會程序和法律要求提出疑問

·             就公司策略、財務管理、未來發展方向、目標和目的、業務變化和擴充政策等問題提出諮詢

·             與董事討論公司業績

·             向董事施加壓力，以增加其工作的透明度和使他們履行其職責

行使權力

在股東大會中，董事會和股東均擁有公司的管治權力，而主要的管治權力由董事會掌管。

這結果將導致權力分隔，亦可分割擁有權和控制權。法律為董事設定了廣泛的職責，其中包括“受託人”受託責任和一般法律責任，以應有的謹慎，才能和勤奮去履行責任，確保董事的行為達到最低標準；並強制遵守董事會法規要求。分隔擁有權和控制權，可防止董事進行秘密交易。

股東不能直接控制董事，但通過股東大會，他們可間接地共同參與。股東只能在大會上通過特別決議修改公司章程或拒絕重選董事，從而干預董事會管理權的行使。

股東權利
法律賦予股東幾個基本的權利。以下列出有關股東週年大會的主要權利。股東應有權利如下：

·             要求召開股東大會

·             出席，委任代表和於大會發言

·             投票表決

·             資料如，主要股東登記，債券登記，工具及收費登記，董事持股量登記，董事、經理及秘書登記，股東大會會議記錄簿，會員登記及索引。在會議召開前，必須把已審核的財務報表副本傳閱給股東

·             執行這些權利   

股東的參與

隨著公司管理的需求和了解利益相關者的期望，新興的一詞“股東的參與”已出現。股東的參與是指股東可使用任何方式向董事會傳達他們的意見，而董事會亦可向股東提出他們的觀點。董事會受託監督職責是基本和長期的，與股東之間的溝通可保障董事會的利益。好的股東參與，可提供有用的資訊給董事會，以改善股東與公司之間的關係和增加股東的價值。有效的股東參與，亦可提高董事會的可信性和提升股東的信譽和信任。可是，公司也需建立一個完善的披露政策，當中包括防止選擇性披露重大信息和糾正疏忽選擇性披露信息的程序。

故此，建議股東需瀏覽公司網站看看是否有一個書面的股東參與政策。政策可能包括：

·             董事會對股東參與的方法

·             不同類別的股東和不同參與方式的準則

·             可能或不可能討論的主題框架

·             股東關注問題的過程

現實中，股東參與可採取多種形式，例如：

·             主要股東的活動如股東週年大會

·             股東溝通委託聲明書

·             股東投票

·             與主要投資者面對面會談

除了上述形式外，建議鼓勵股東和公司之間有互動和雙向的溝通。要成為一個有建設性的溝通，公司應建立一個機制，在股東大會前查詢股東關注的問題並安排優先處理，這樣便可在股東週年大會上討論和解決股東關注的問題。

此外，在股東週年大會上，股東應藉此機會盡量提問問題，以便對公司獲得更多理解。雖然沒有一套標準的問題，但可從以下類別發問：

·             股東事宜

·             董事會事宜

·             行政人員報酬

·             商業策略和運營

·             財務報告事宜

·             企業社會責任

·             信息技術

參考資料：

1.    Questions that shareholders may ask in 2012 annual meetings

2.    A pivotal moment to enhance board-shareholder engagement

3.    Directors briefing - shareholder engagement

     4.  Shareholders’ rights and responsibilities in general meetings

公司董事：要滿足更高的期望

立法會已在2012年7月12日通過了新的公司條例（以下簡稱“新條例”）。 政府自2006年年中開始重寫公司條例（香港法例第32章），此舉目的是為了加強企業管治，確保有更好的法規監管，促進業務發展及促使法律現代化。新條例將由超過900條條文和10個章節組成，並期望可在2014年生效。部份關於加強企業管治的重要措施主要包括以下幾個範疇：

l   加強董事的問責性

l   提高股東在決策過程中的參與程度

l   改善公司資料的披露程度

l   加強對股東的保障

l   加強核數師的權利

改善執法制度：“責任人”

除了上述幾點之外，為確保有更強的規管，政府執行了一連串的重要措施。其中之一是引入了“責任人”的新表達方式，其目的是為了在公司違反新條例規定時、加強對高級人員責任的執法力度，包括降低檢控門檻，以擴大高級人員的責任至須對罔顧後果的行爲或遺漏負責。高級人員包括董事、經理或公司秘書。

在《公司條例》351(2) 的現有要求下，此一舉證責任很高，因要証明“明知而故意”並不容易。

在新提議中，“責任人”被定義為公司或非香港公司的高級人員或幕後董事，而該人“授權或准許，參與或未能阻止”。因此，新表達方式可確保公司的高級人員不能為避免承擔法律責任而蓄意漠視他們應盡的義務、職責及責任。此新表達方式有幾個要點需要注意：

  

l   這定義將涵蓋理應知道本身責任，但郤罔顧後果、漠視會否違反規定的高級人員。

l   不包括疏忽的行為。

l   須證明被告實際知情，或“故意漠視違規事宜”，意即如有關人員懷疑某些事情，但郤蓄意逃避查明真相，則此舉亦可能屬罔顧後果。

l   該人有責任採取行動。

故意視而不見

故意視而不見不是一個新的法律概念，一些國家已將其納入有關​​行為（或刑法），並已在一些法院案件中應用。

安然事件

在2006年美國政府控告安然的事件中，因安然的首席執行官對他們的能源公司處於倒閉情況故意視而不見，主審法官指示陪審團考慮對他們判決有罪。被告辯稱他們不知道發生什麼事、並未看到什麼是不足夠的。如他們看見到而未能監察貪污情況的發生，不知情並不是藉口。該指控包括：

l   在該公司最後幾年擔任主席的肯尼斯·萊，對於史基林和費斯托（首席財務官）的行動，並沒有詳加細問而批准他們執行。

l   董事會已獲悉安然使用了數以百計的、具有特殊目的的會計技倆以掩蓋其債務。 

l   公司財務委員會和董事會對於衍生工具並沒有足夠的背景知識，從而無法把握他們所得到的資訊。

l   董事會成員存在利益衝突，妨礙了他們在監控公司會計操作中的職責。

世界新聞報事件

最近另一採用此概念的著名案例是世界新聞報電話竊聽醜聞。在此案例中，報紙的僱員被指控從事電話竊聽、警察行賄、並使用不當手段促使新聞出版。被電話竊聽的包括：名人、政治家、英國皇室成員、倫敦爆炸案受害者、9/11恐怖襲擊受害者語音信箱等。魯珀特·梅鐸承認了掩蓋和隱藏電話竊聽的範圍。

議會專責委員會在2012年5月1日公佈了一份報告，當中總結了梅鐸“對於他的公司和出版物上登出的內容故意視而不見”，並提出“他不是一家國際大型公司的合適管理者”。

不能作為藉口

英國另一案例，Roberts v Frohlich [2011] EWHC 257 (Ch)，明確指出董事對公司的財務狀況“故意視而不見”，這不足以免除董事違反其職責的責任。

企業管治守則修訂

雖然在香港交易所（“港交所”）頒布的上市規則中沒有出現“故意視而不見”一詞，但港交所已盡力確保公司董事了解公司的事務。

根據企業管治守則修訂C1.2，管理層每月需向董事會提供公司業績、狀況及前景展望的更新資料，使董事會及董事具有足夠資訊，從而可根據規則第3.08條和第13章履行他們的職責。

港交所2011年10月出版的“檢討企業管治守則及相關上市規則諮詢總結”中描述了有關理據，諮詢總結中指出：“在聯交所紀律聆訊中，非執行董事及獨立非執行董事經常宣稱並未獲悉發行人包括財務事宜等事務的資料，以致未能在必要時候介入。”

要滿足更高的期望

根據以上發展情況，股東和監管機構的共同目標是要對公司董事和高級人員有了更高的期望，即期望他們對公司的運營有更多了解，並妥善履行其作為把關的職責。此外，這些變動也提醒公司董事留意他們的基本職責，包括誠實行事、謹慎處理和避免利益衝突。

參考資料:

1.      《公司條例草案》委員會 - CB(1)1879/10-11(02)

2.      內務委員會文件《 公司條例草案 》委員會報告 - 立法會CB(1)2154/11-12號文件

3.      安然醜聞 - 維基百科 (http://en.wikipedia.org/wiki/Enron_scandal)

4.      世界新聞報電話竊聽醜聞 - 維基百科(http://en.wikipedia.org/wiki/News_International_phone_hacking_scandal)

5.      新《公司條例》通過成為法例 - 公司註冊處對外通告第 5/2012 號

6.      allensinsolvencylaw.blogspot.hk

7.      檢討企業管治守則及相關上市規則諮詢總結 - 港交所

8.      企業管治守則 - 港交所

加強內部審計職能的有效性

內部審計職能在企業管治中的角色

就最近出現的公司醜聞，企業相關利益者，特別是公眾投資者和監管機構都關注上市公司的企業管治的質素。雖然，監管機構已強調保薦人在整個上市過程中為準上市的公司進行盡職調查，確定風險因素及業務上的漏洞的重要性，但在建立有效的內部控制制度的大部分責任仍依賴管理層。 

作為企業內部控制制度的一部分，內部審計職能可以成為一個有用的“制衡”工具來監察企業的運作。在美國，上市公司均需要強制性設立內部審計職能，香港交易所也建議上市公司設置內部審計職能。此職能亦可協助公司審計委員會根據上市規則履行不同職責，如確保內部控制的有效運作，監督財務報告制度的完整性和遵守與企業管治的規則和其他法規等要求。

建立有效的內部審計職能的挑戰

公司在建立一個有效的內部審計職能是絕不容易的。要建立內部審計職能，以下幾點是必須注意的，例如： 權限，工作方法，資源和績效評估。本文稍後將會就內部審計職能的績效評估作討論。

職權範圍是有效的內部審計職能中最重要的一環。這不單是制定內部審計職能的權力和責任，還要作為企業的一個獨立單位以確保職能的客觀性，向審計委員會（上市公司）和首席執行官（私營機構）匯報。職權範圍給予內部審計職能應有的權限讓其在開展內部審計調查活動時，審查企業所有賬目和記錄。

現實中，有些企業為了方便起見和因資源有限，把內部審計職能歸納為財務職能的一部分，並直接由首席財務官管轄。這種設置表明內部審計職能在企業中是一個業務單位而非獨立於營運和企業財務交易。然而，當沒有適當的職責分工時，這可能構成財務人員的自我檢查及結果可能欠缺公允。

工作方法方面，一些企業會根據內部審計師協會所頒布的標準（簡稱“標準”），制定其內部審計手冊。這些標準為整個內部審計職能安排內部審計活動提供了一個良好的框架和需要考慮的因素。儘管如此，當企業進行具體的業務流程審計或行業業務風險評估時，鑒於沒有一定的標準，所以需要考慮有關的主要特點及潛在的風險。因此，內部審計職能主管需要在規劃和執行內部審計活動時，洞悉所有本地或業務流程相關的風險因素。

資源在有效內部審計職能中是另一個重要因素。有些企業會從不同部門挑揀人員來填補內部審計的空缺。這些員工可能對企業運作非常熟悉，但他們未必有足夠的內部審計工作訓練，他們亦可能缺乏專業智識而未能找出漏洞。建議企業應確保有足夠的資源，如內部審計人員需持有關資格（如由國際內部審計師協會認證的內部審計員）和他們必須具備開展內部審計活動的經驗。

關於有效運用資源，尤其是對有跨國業務的企業（簡稱“跨國公司”），在決定工作範圍時會遇到一定的困難。跨國公司通常會進行年度或半年度特定標準的風險評估和權衡優先審計的地方，次要的地方將隨後處理。如需更多資源覆蓋不同地點，有關工作可能需要外判。這種做法是確保利用有限資源來達到最具成本效益的方式。

貫切內部審計職能的成效與利益相關者的期望

傳統上，內部審計職能的成立是要找出那些違反內部政策和程序的情況。如今，企業為了滿足企業管治不斷增加的需求，管理層亦要求內部審計職能比從前更加積極主動和提供更全面的意見。以往，管理層會用下列方式來衡量內部審計職能的表現：

·         每年進行內審活動的數目

·         依從內部審計計劃

·         審查中發現問題的平均數目

·         審查報告出具的延誤

上述關鍵表現指標往往是重量而不是重質。這些指標不能為管理層和審計委員會提供具質量的資訊和如何加強企業表現和實現目標和宗旨。

因此，從利益相關者的角度來看，我們很難看到有什麼增值。作為主要利益相關者之一，審計委員會應從營運和策略角度確定首要問題，定期評估該企業的經營風險制度。據理解，審計委員會的工作往往是被動的，這意味著其成員所審查的資訊是由管理層或內部審計職能提供的匯報。為了更有效地履行其職責，審計委員會成員應主動問自己：“我們想從內部審計職能得到些什麼？”。故此，他們應該訂出他們的期望和要求，例如：

·         在收入確定過程中，有什麼關鍵風險和控制？

·         在操作採購流程中，是否有任何漏洞可讓欺詐行為發生？

·         管理層建立了那些內部控制以確保財務報告和財務報表的完整性？

·         以什麼機制來確保營運流動現金的持續性？

·         在策略發展和實施階段，如何確保有關的風險因素已被考慮和監測？

從這些方向，內部審計職能在設計內部審計計劃和審查活動時可以更加集中。此外，這也可達到作為對內部審計職能評估績效的標準。以下是其他一些用來衡量內部審計職能質量的有用指標作為參考：

·         那些管理層未能了解的風險因素

·         加強達到企業實現目標的增值建議

·         客戶滿意度

·         當實施整改時，內審職能可協助提升的效率

·         查找可導致提高經營效率、加強表現或節省成本的因素

內部審計職能與企業一同成長

企業管治常規代表著管理層的管理思想及方向。不同的企業會根據企業的自身發展和管理層的需要制定不同的常規。隨著企業變得成熟，為表明對良好管治作出的承諾，管理層會採納很多最佳的建議。雖然，企業在建立內部審計職能時沒有特定標準和模式，但是，相同的是對管理層和利益相關者來說，內部審計職能在企業管治中擔當著重要的支柱，為企業的業務及達標提供保證。